Boekhouden in Excel of tóch een boekhoudprogramma?

Je bent net gestart als zzp'er. Gefeliciteerd! Met je inschrijving op zak komen er een hoop zaken op je af. Je moet een btw-nummer aanvragen, een zakelijke bankrekening openen en je administratie een beetje ordenen. Je ben goed in je vak, maar de administratie doen? Tja, dat is nogal een dingetje. De meeste zzp'ers beginnen met Excel en maken de facturen in Word. Maar is dat een verstandige aanpak?

Tip 1: Doe in de beginfase je administratie zelf, blijf daarbij zelf in controle.


Wees scherp op je inkomsten en uitgaven

Zeker in de beginfase van je bedrijf raad ik je aan om zelf je administratie te doen. Excel kan daarvoor de oplossing zijn. Is het slim om in de beginfase alles uitbesteden aan je boekhouder of accountant? Naar mijn mening is het concept "complete-administratie-over-de-schutting" voor startende zzp'ers niet aan te raden. Juist in de beginfase van je bedrijf is het belangrijk dat je grip houdt op je financiële situatie. Hoeveel geld komt er binnen? Hoeveel geld gaat er uit? Van wie krijg ik nog geld, en aan wie moet ik nog geld betalen?

Excel of toch een boekhoudprogramma?

Je weet nu dat het slim is om zelf grip te houden op je financiën. Maar waarmee moet je dan beginnen? Met Excel of een (online) boekhoudprogramma? Onze ervaring bij MoneyMonk leert dat de ZZP'er na verloop van tijd toch voor een andere aanpak dan Excel kiest. Ze stappen vaak na enkele maanden alsnog over naar een (online) boekhoudprogramma.

Wat zijn de voordelen van Excel?

- Lage kosten
De drempel om met Excel je administratie te doen is laag. Bijna iedere computer heeft tegenwoordig een (gratis) spreadsheetprogramma. Je kan lekker snel aan de slag. De kosten van betaalde spreadsheetprogramma's zijn relatief laag.

- Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden
Op internet zijn diverse aanbieders van kant-en-klare boekhoudspreadsheets waarmee je gratis of tegen betaling kunt boekhouden in Excel. Het wiel is al een keer voor je uitgevonden.

- Flexibiliteit
Excel is aan te passen naar je eigen wensen en behoeften. Door deze flexibiliteit kun je de spreadsheet zo mooi maken als je zelf wilt. Je kan naar eigen smaak rapportages (draaitabellen) maken en deze afstemmen op jouw persoonlijke situatie.

- Eenvoudig een back-up maken
Excel-bestanden zijn tegenwoordig bijna overal te openen en te raadplegen met opslagvoorzieningen als Dropbox en GoogleDocs. Daarmee is het makkelijk om back-ups te maken van je administratie.

Wat zijn de nadelen van Excel?

- Foutgevoelig
Excel vereist kennis van formules. Een typefout is zo gemaakt. De kans op fouten is daardoor groot ten opzichte van een boekhoudprogramma.

Een online boekhoudprogramma rekent automatisch de btw-aangifte voor je uit. Ook worden je factuurnummers automatisch doorgenummerd en vaak kan je de factuur ook direct versturen vanuit het boekhoudprogramma. Met sommige pakketten kan je ook direct zien of je factuur aangekomen is en geopend is door je klant.

- Veel handwerk
Boekhouden in Excel kent géén mogelijkheid om rekeningafschriften te importeren. Je bent veel tijd kwijt aan het overnemen van je bankgegevens.

- Geen ondersteuning
Boekhouden in Excel doe je zelf. Bij eventuele fouten of boekhoudkundige vragen kan je nergens terecht voor technische hulp en/of ondersteuning. Voor vragen moet je overleggen met je boekhouder, maar samenwerken op afstand met Excel is een stuk lastiger dan wanneer je boekhouder kan meekijken in je online boekhoudprogramma.

- Je moet die back-up wel écht maken
De meeste ZZP'ers maken praktisch nóóit een back-up van hun computer en daarmee hun administratie. Boekhouden in de 'Cloud' heeft als voordeel dat de softwareleverancier zorgdraagt voor correcte en regelmatige back-ups van jouw volledige administratie.

Tip 2: Verdiep je in de automatische boekhoudkoppeling van Knab.


Wat biedt Knab?

Knab heeft met meerdere pakketten een automatische boekhoudkoppeling opgezet. Je banktransacties worden elke dag automatisch in je boekhouding geplaatst. Zo bespaar je veel tijd bij het doen van je administratie.

Wat moet je nu kiezen?

Boekhouden in Excel lijkt in eerste instantie de makkelijkste en voordeligste oplossing. Als je de hiervoor genoemde voor- en nadelen tegen elkaar wegstreept, is het maar de vraag of boekhouden in Excel inderdaad de beste oplossing is. Een kleine investering in de beginfase van je bedrijf betaalt zich op de lange termijn naar mijn mening zeker terug. Met een online boekhoudprogramma heb je een professionele administratie en een goede start van je bedrijf. Gebrek aan financieel inzicht is de belangrijkste reden waarom ZZP'ers uiteindelijk (moeten) stoppen met hun bedrijf.

What's next?

In het volgende blog leg ik uit op welke manieren je als ZZP'er je administratie kan doen. Ga je je administratie volledig zelf doen? Besteed je een deel uit, of laat je je boekhouder alles doen? Welke mogelijkheden zijn er en wat zijn de voor- en nadelen?

Houd de blog van Knab in de gaten. Met mijn blogs hoop ik jullie te sturen naar de perfecte administratieve kick-start!

Bij Knab wordt een automatisch boekhoudkoppeling met meerdere boekhoudpakketten aangeboden. MoneyMonk is hier één van. Als je wilt zien welke mogelijkheden er zijn, kijk dan op de pagina Knab Boekhoudkoppeling.

Auteur: Jasper Horstink, oprichter MoneyMonk

3 reacties

tonk44 Werkbank 2 maanden geleden
tonk44
U schrijft:
- Veel handwerk
Boekhouden in Excel kent géén mogelijkheid om rekeningafschriften te importeren. Je bent veel tijd kwijt aan het overnemen van je bankgegevens.

Echter
Met Excel kunnen mutatie-downloads ingelezen worden en is er geen noodzaak om dagafschriften handmatig in te kloppen.
jasperhorstink Toonbank 2 maanden geleden
jasperhorstink
Hoi Ton,

Dank voor je aanvulling!

Ik wist het overigens niet. Het is inderdaad vast te maken met Excel maar eenvoudig zal het waarschijnlijk niet zijn... tenminste dat is mijn vermoeden. Excel is echt top qua functionaliteit en flexibiliteit maar je hebt hiervoor vaak meer dan een bovengemiddelde kennis nodig... Dank voor je bijdrage!

groet
Jasper
tonk44 Werkbank 2 maanden geleden
tonk44
jasperhorstink schreef:

Hoi Ton,

Dank voor je aanvulling!

Ik wist het overigens niet. Het is inderdaad vast te maken met Excel maar eenvoudig zal het waarschijnlijk niet zijn... tenminste dat is mijn vermoeden. Excel is echt top qua functionaliteit en flexibiliteit maar je hebt hiervoor vaak meer dan een bovengemiddelde kennis nodig... Dank voor je bijdrage!

groet
Jasper


Hoi Jasper,
Je vermoedens zijn juist :)
Ik heb een Excel toepassing hiervoor gemaakt om de geïmporteerde mutaties (CSV) te redigeren en toe te voegen aan de vorige. Het bestand staat bol van de macro's. Ik werk er heel fijn mee.
Import in Excel-formaar lijkt logischer maar Knab kent niet de juiste formaten toe aan de diverse kolommen (valuta e.d.). Het is dan veel werk om die formaten weer verwerkbaar te krijgen.

Groeten,
Ton

Reageer op dit artikel

Bezig met uploaden:
0%
Bladeren
Als de URL correct is, zal hier een voorbeeld verschijnen. Grote afbeeldingen duren soms iets langer voordat deze geladen zijn.
  • :D
  • :?
  • :cool:
  • :S
  • :(
  • :@
  • :$
  • :8
  • :)
  • :P
  • ;)
Bekijk mobiele versie